DESPERDÍCIO EU NÃO TENHO!!!

Desperdício deve ser combatido em qualquer empresa para que esta seja mais competitiva e sustentável, assim terá chance frente aos seus concorrentes deixando-os para traz, lembre-se que podem existir inúmeros desperdícios, pois tudo está relacionado com custo, perda e prejuízo. Porém, algumas vezes você acha que não faz sentido nenhum eliminar desperdícios, mas acredite, tudo tem uma ligação. Entretanto, estar sempre eliminando desperdício é o grande potencial da melhoria contínua de sua empresa e do serviço prestado ao cliente.

Desperdício Definição

Definição Lean: Desperdício é qualquer atividade que consome recursos mas não cria valor para o cliente, segundo o site do Lean Institute (https://www.lean.org.br/conceitos/28/desperdicio—definicao-lean.aspx). Contudo, não se assuste, a maioria das atividades é desperdício.

  • Valor: é algo que o cliente está disposto a pagar.
  • Desperdício: algo que o cliente não quer pagar.

Desperdícios, eles acontecem nos processos implementados, então se torna essencial implementar a melhoria continua nos processos de sua empresa, sendo que o ideal é descobrir: o que é e o que não é desperdício para tomar alguma ação a fim de reduzi-lo de forma contínua até eliminá-lo, praticando constantemente sua redução, a prática se tornará comum e todos com naturalidade vão combatê-lo até sua eliminação.

Concluimos assim que existem muitas oportunidades de melhoraria nos processos, desde as empresas que já fazem uso do Lean até as micro e pequenas empresas que estão iniciando no Lean, existe um horizonte a ser descoberto, ganhos ainda maiores do que os alcançados poderão ser atingidos.

Desperdícios em escritórios

  1. Processos manuais: executados por pessoas que poderiam ser automatizados;
  2. Alinhamento das atividades: atividades sem alinhamentos com as metas da empresa;
  3. Espera: falta de informação no tempo correto descrito em processo, demora na aprovação de documentação, sistema fora do ar;
  4. Movimentações desnecessárias: deslocamento para buscar assinatura ou informação; caminhadas até a impressora;
  5. Retrabalho: comunicação não eficaz ou informações que chegam incorretas, erro de digitação em documento já em aprovação;
  6. Procedimentos informais: atividades fora do padrão ou sem procedimento, processo com muito “vai e vem” que poderia ser reduzido;
  7. Revisão de atividade: verificações e aprovações geram desperdício de tempo;
  8. Estoques: relatórios feitos e não utilizados, material de escritório;

Para cada um destes desperdícios deve-se criar valor para o cliente, eliminando-o quando possível ou reduzindo-o até a eliminação e assim fidelizando o cliente a sua marca, uma vez fidelizado ele próprio será seu marketing. Para que isso aconteça, toda a empresa deve estar engajada na melhoria dos processos, usos das ferramentas Lean e com foco no que agrega valor para seu cliente.

Desperdício: Por que você deve utilizar essa metodologia?

Contudo, identificar desperdício e implementar melhorias começa com a eliminação de alguns hábitos, exemplo: muitas vezes, ocorre o acúmulo de documentos impressos nas impressoras que ninguém vais buscar no final do dia, geralmente imprimiu-se algo que esquecemos ou não seria tão necessário imprimir, são dois gastos desnecessários, um de gastar papel e outro a tinta da impressora que realmente é muito cara. Como melhoria podemos implementar o uso de senha nas impressoras que só imprime o documento quando se digita uma senha, assim reduz-se o número de impressões desnecessárias. Assim, melhoramos a produtividade, eliminamos os desperdícios com sustentabilidade.

Identifique o fluxo de valor no seu escritório

Principalmente, faça o mapeamento do fluxo de seu processo como ele é hoje, ao identificar e mapeá-lo, identifique problemas que podem ser melhorados para o mapa futuro, criando ações para sanar os problemas monte uma estratégia para a execução das ações, lembre-se de utilizar o ciclo PDCA e saberá identificar gaps, onde, como e quando resolver os problemas, sempre com uma visão global de seu negócio.

A partir disso refaça o mapeamento de seu processo, como foi falado em post anterior conforme link ( https://outcome-process.com/processos/ ) e sempre com o pensamento em gerar valor para seu cliente.
Contudo, tenha ciência de que irá encontrar atividades que geram valor para o cliente e atividades que não geram valor para o cliente. Sendo assim há atividades que talvez não poderão ser eliminadas.

Organizando a empresa para reduzir desperdícios

Eliminar ou reduzir desperdício, gerando um ambiente de trabalho organizado e com processos eficazes, o mais importante neste momento é pensar fora da caixa, devemos implementar melhorias com foco em agregar valor para cliente, o pensamento Lean descreve que temos que fazer sempre o melhor, o mais simples e gastando menos possível, para que transforme o seu negócio, em um negócio atrativo para o cliente.

Realizando a padronização sem desperdícios

Com desperdícios reduzidos e aumento de eficiência, deve-se padronizar o processo como está, divulgar está padronização é importante para mostrar os valores para todos, e para que sigam o novo padrão.

Desperdício e Ciclo da melhoria contínua

A melhoria contínua com métricas e análise constante, deve ter ações executadas de forma padronizada e procedimentada, para que quando houver troca de pessoas nos processos não haja alteração na qualidade dos produtos ou serviços entregues ao cliente.

Consequentemente, a partir deste ponto devemos encontrar quais são os pontos ainda existentes que precisam de atenção, fazer uma nova rodada de PDCA para nova melhoria do processo, claro que desta vez os gaps estão cada vez mais difíceis de serem encontrados.

Concluindo podemos dizer que desperdícios, ferramentas Lean, ciclo de PDCA e processos estão todos integrados, sendo necessários para que sua empresa consiga uma melhor performance entregando maior valor agregado ao seu cliente.

Para saber mais e como podemos ajudá-lo marque um horário e vamos conversar.

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