Priorizando suas atividades, apesar de parecer estranho, isso te dá liberdade de escolha sabendo o que planejar e sua vida melhorará muito.
Quando começamos a trabalhar a primeira coisa que vem a nossa mente é por onde começo e/ou por qual atividade devo começar….
Igualmente a você, isso acontece com todas as pessoas e uma simples lista já ajuda muito…
Mas, para que seja mais produtivo é crucial que se façam duas coisas distintas, separar o que deve ser feito, delegado e o que é desperdício, logo deve ser eliminado. Além disso é de extrema importância que nesta lista seja fácil identificar qual atividade fazer primeiro.
Por isso, hoje estou escrevendo sobre dois métodos que fazem exatamente isso e podem ser usados um na sequência do outro para ter uma separação do que deve ser feito e o outro para priorizar a sequência de atividades a serem realizadas.
Importante X Urgente
Esse método pode ser encontrado com o nome de matriz de gerenciamento do tempo ou os 4 quadrantes desenvolvido por Stephen Covey, o autor de Os 7 hábitos da pessoas altamente eficazes. Segue o link do livro como conselho para quem ainda não leu, excelente dica de leitura https://www.amazon.com.br/Livros-Stephen-Covey/s?rh=n%3A6740748011%2Cp_27%3AStephen+Covey.
Inicialmente o método constitui em separar as atividades que realmente devem ser feitas, logo são importantes, as que podem ser delegadas e as que são dispensáveis, pois são desperdícios.
De maneira idêntica, dentre as que devem ser realizadas é importante identificar as que devem ser feitas rapidamente e as que devem ser planejadas.
Em resumo, o ideal é que a maioria das atividades que são executadas sejam programadas e um mínimo sejam urgentes.
Para que seja possível verificar como estão suas atividades vou passar o método e assim você verá em qual quadrante tem mais trabalho ou está trabalhando.
Então como o método funciona?
Primeiramente, liste todas as atividades que deve executar e a dívida em quatro grupos:
- Importantes e Urgentes: atividades que devem ser realizadas imediatamente, ou seja, críticas;
- Importantes e Não Urgentes: atividades que podem e devem ser planejadas (o ideal é que a maioria das atividades caia neste quadrante);
- Não importantes e urgentes: atividades que devem ser passadas para outra pessoa (delegadas);
- Não importantes e não urgentes: Atividades desnecessárias, porém que desperdiçam tempo (vale a pena ler sobre desperdícios em nosso blog https://outcome-process.com/desperdicio/).
Assim sendo, a seguir falarei sobre um outro método que ajuda priorizando as atividades. Ou seja, após identificar quais atividades devem ser executadas, é de suma importância que seja colocado uma ordem prioridade na execução ou planejamento das mesmas.
PRIORIZANDO COM O GUT
Anteriormente já foi falado que esta é uma ferramenta que pode te ajudar a priorizar qual atividade você fará primeiro e a enxergar se alguma atividade é desperdício.
Primordialmente ela consiste em dar notas de 1 a 5 para G – Gravidade, U – Urgência e T – Tendência.
Depois que fez o passo anterior, estas notas dadas, devem ser multiplicadas entre elas e a maior nota resultante indica a atividade que deve ser feita primeiro, as últimas notas devem ser avaliadas se realmente devem ser executadas e qual sua importância.
A fim de te ajudar caso tenha gostado do método GUT, resolvemos disponibilizar uma planilha de fácil utilização para priorizar suas atividades. Para baixá-la clique aqui.
